YENİ MALİ YAZILIMIN DEVREYE ALINMASI, MUHASEBE BİRİMLERİ VE MUHASEBE İŞLEMLERİ KONULU 12/01/2010 TARİHLİ 2010/5 SAYILI GENELGE

Sayı : B.13.2.SGK.0.65.01.00/ 33 12.01.2010 Konu: Yeni Mali Yazılımın Devreye Alınması, Muhasebe Birimleri ve Muhasebe İşlemleri GENELGE Bilindiği üzere, 5502 sayılı Kanunun 20 nci maddesine göre mali hizmetleri yürütme görevi Strateji Geliştirme Başkanlığına verilmiştir. Söz konusu hizmetlerin mevcut uygulama yazılımları ile yürütülmesinde mevzuat ve teknik yönlerden büyük sıkıntılar yaşanması nedeniyle 5018 sayılı Kanuna uygun harcama sürecinde harcama birimlerinden başlayarak ödeme aşamasına kadar tüm süreçleri içinde barındıran ve her aşamada mali durumun takip edilebilmesini sağlayan yeni bir uygulama yazılımı “Mali Yönetim Otomasyon Sistemi Projesi (MOSİP)”geliştirilmiş ve sağlık ödemeleri açısından eczane ve hastanelere ait 15 Kasım 2009 dönemi ödemeleri bu sistem üzerinden gerçekleştirilmiştir. Öte yandan, 16 Aralık 2009 tarihi itibariyle merkez harcama birimleri ve Ankara Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü harcama ve ödeme işlemleri pilot olarak yeni mali sistem yazılımı üzerinden gerçekleştirilmiş, dolayısıyla söz konusu birimler açısından yeni yazılım devreye alınmıştır. 1 Ocak 2010 tarihi itibarıyla ise MOSİP Yazılımı’nın tüm taşra harcama ve muhasebe birimlerinde devreye alınmasına karar verilmiştir. Bu tarih itibariyle mevcut ve yeni taşra muhasebe birimlerince yapılacak işlemler aşağıda açıklanmıştır. A- MUHASEBE BİRİMLERİ: Bilindiği üzere, 15 Kasım 2009 dönemi sağlık ödemelerini gerçekleştiren muhasebe birimleri, MOSİP Yazılımında 1 Kasım 2009 tarihi itibarıyla ayrı bir muhasebe birimi olarak tanımlanmış ve muhasebe işlemleri bu yeni muhasebe birimleri üzerinden yürütülmüştür. Bu defa 1 Ocak 2010 tarihi itibarıyla her ilde mevcut muhasebe birimlerinin yanında MOSİP yazılımında yeni birer muhasebe birimi tanımı yapılmıştır. Mevcut ve yeni muhasebe birimlerinin örgütlenmesine göre yapacağı işlemler aşağıda sıralanmıştır. 1- Sağlık ve sigorta işlemleri ayrı muhasebe birimlerince yürütülen iller 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren aşağıdaki şekilde işlem yapacaklardır: a) MOSİP Yazılımı devreye alınmadan önce sadece sağlık ödemeleri yapan Sağlık Sosyal Güvenlik Merkezleri muhasebe birimlerinin 1 Kasım 2009 tarihi itibarıyla faaliyetleri durdurulmuştur. Bu tarihten itibaren söz konusu illerde İl Muhasebe Birimi olarak tanımlanan ve MOSİP Yazılımını kullanan muhasebe birimleri sağlık ödemelerini MOSİP üzerinden gerçekleştirmiştir. Söz konusu muhasebe birimleri 1 Ocak 2010 tarihi itibarıyla diğer gider işlemleri açısından da İl Muhasebe Birimi olarak faaliyetlerini yürüteceklerdir. Örneğin, Eskişehir ilinde 1 Kasım 2009 tarihine kadar biri il müdürlüğünde diğeri ise Sağlık Sosyal Güvenlik Merkezinde olmak üzere iki muhasebe birimi bulunmaktaydı. Bu tarihten itibaren MOSİP Yazılımında İl Muhasebe Birimi adında bir muhasebe birimi

tanımlanmış ve sağlık ödemelerine ilişkin işlemler bu muhasebe birimi üzerinden gerçekleştirilmiştir. 3270 Muhasebe Yazılımında tanımlı olan sağlık sosyal güvenlik Merkezi muhasebe birimi 31 Aralık 2009 tarihi itibarıyla yönetim dönemi hesabını çıkararak Sayıştay Başkanlığı’na gönderecek ve 2010 yılında da MOSİP Yazılımındaki İl Muhasebe Birimine devir işlemi yapacaktır. 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren de tüm gider ve gidere ilişkin ödeme ve gönderme işlemleri bahse konu İl Muhasebe Birimi üzerinden gerçekleştirilecektir. b) 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinde tanımlı olup, 31 Aralık 2009 tarihine kadar il müdürlüğü muhasebe işlemlerini gerçekleştiren muhasebe birimleri ise bu tarihten itibaren yalnızca gelir tahsilât işlemlerini yürüten İl Gelir Muhasebe Birimi olarak faaliyetlerine devam edeceklerdir. Örneğin Eskişehir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü muhasebe işlemlerini gerçekleştiren muhasebe birimi 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinden İl Gelir Muhasebe Birimi olarak yalnızca gelir tahsilât işlemlerine devam edecektir. c) Bu illerdeki mevcut muhasebe yetkililerinden biri MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı İl Muhasebe Biriminde muhasebe yetkilisi, diğeri ise 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinde işlem yapan İl Gelir Muhasebe Biriminde muhasebe yetkilisi olarak görevine devam edecektir. 2- Sağlık ve sigorta işlemleri tek bir muhasebe birimince yürütülen illerde yapılacak işlemler: a) Bu illerdeki sağlık ödemeleri 1 Kasım 2009 tarihinden itibaren MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlanmış İl Muhasebe Birimi üzerinden yürütülmüştür. MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı bu muhasebe birimi, tüm gider işlemleri ve gidere ilişkin ödeme ve göndermeler yönünden 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren de İl Muhasebe Birimi olarak faaliyetlerine devam edecektir. Örneğin Tokat ilinde 1 Kasım 2009 tarihine kadar il müdürlüğü muhasebe işlemleri gerçekleştiren bir muhasebe birimi bulunmaktaydı. Bu tarihten itibaren MOSİP Yazılımında İl Muhasebe Birimi adında bir muhasebe birimi tanımlanmış ve sağlık ödemelerine ilişkin işlemler bu muhasebe birimi üzerinden gerçekleştirilmiştir. İl Müdürlüğünün sağlık ödemeleri dışında kalan gider ve gelir işlemleri ise 31 Aralık 2009 tarihine kadar 3270 Muhasebe Sisteminde tanımlı olan muhasebe birimince gerçekleştirilmiştir. Söz konusu muhasebe birimi 31 Aralık 2009 tarihi itibarıyla yönetim dönemi hesabını çıkararak Sayıştay Başkanlığı’na gönderecektir. MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı İl Muhasebe Birimince 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren tüm gider işlemleri ile gidere ilişkin ödeme ve gönderme işlemleri gerçekleştirilecektir. b) 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinde tanımlı olup, 31 Aralık 2009 tarihine kadar il müdürlüğü muhasebe işlemlerini gerçekleştiren muhasebe birimleri ise bu tarihten itibaren yalnızca gelir tahsilat işlemlerini yürüten İl Gelir Muhasebe Birimi olarak faaliyetlerine devam edeceklerdir. Örneğin Tokat ilinde Tokat Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü muhasebe işlemlerini gerçekleştiren muhasebe birimi 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinden İl Gelir Muhasebe Birimi olarak yalnızca gelir tahsilât işlemlerine devam edecektir.

c) Bu illerdeki muhasebe yetkilisi aynı anda MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı İl Muhasebe Birimi ve 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinde işlem yapan İl Gelir Muhasebe Biriminin muhasebe yetkilisi olarak görevlerine devam edeceklerdir. 3- Bünyesinde sağlık ödeme işlemleri yapılmayan muhasebe birimlerince yapılacak işlemler: a) 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren tüm gider ve gidere ilişkin ödeme ve gönderme işlemleri MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı İl Muhasebe Birimi üzerinden gerçekleştirilecektir. b) 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinde tanımlı olup, 31 Aralık 2009 tarihine kadar il müdürlüğü muhasebe işlemlerini gerçekleştiren muhasebe birimleri ise bu tarihten itibaren yalnızca gelir tahsilât işlemlerini yürüten İl Gelir Muhasebe Birimi olarak faaliyetlerine devam edeceklerdir. Örneğin Hakkâri ilinde Hakkâri Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü muhasebe işlemlerini gerçekleştiren muhasebe birimi 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinden İl Gelir Muhasebe Birimi olarak yalnızca gelir tahsilât işlemlerine devam edecektir. c) Bu illerdeki muhasebe yetkilisi aynı anda MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı İl Muhasebe Birimi ve 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinde işlem yapan İl Gelir Muhasebe Biriminin muhasebe yetkilisi olarak görevine devam edecektir. 4- Ankara ilindeki muhasebe birimleri 1 0cak 2010 tarihinden itibaren aşağıdaki şekilde işlem yapacaklardır: a) Sağlık ödemeleri 1 Kasım 2009, diğer gider işlemleri ise 16 Aralık 2009 tarihinden itibaren MOSİP Yazılımında tanımlı İl Muhasebe Birimi üzerinden yürütülmüştür. 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren de tüm gider ve gidere ilişkin ödeme ve gönderme işlemleri MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı İl Muhasebe Birimi üzerinden gerçekleştirilmeye devam edilecektir. Daha önce Rüzgârlı Sosyal Güvenlik Merkezi muhasebe işlemlerini yürüten muhasebe yetkilisi aynı zamanda yeni yazılım üzerinde kurulan İl Muhasebe Biriminin de muhasebe yetkilisi olarak görevine devam edecektir. b) Ulucanlar, Sıhhıye, Rüzgârlı, Bahçelievler, Kocatepe ve Kızılay Sosyal Güvenlik Merkezlerindeki tüm gider ve gidere ilişkin ödeme ve gönderme işlemleri MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı İl Muhasebe Birimi üzerinden yürütülecektir. Bu merkezlere bağlı 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinden işlem yapan muhasebe birimleri, gelir işlemleri açısından işlemlerine devam edecek, hiçbir gider işlemi yapmayacaklardır. Söz konusu muhasebe birimlerinde görev yapan muhasebe yetkilileri görevlerine devam edeceklerdir. 5- İstanbul ilinde 1 Ocak 2010 tarihi itibariyle muhasebe birimleri aşağıdaki şekilde işlem yapacaktır: a) İstanbul ilinde gider işlemleri yönünden MOSİP Yazılımı üzerinde üç adet muhasebe birimi tanımlanmıştır. Bunlar; - İstanbul İl Muhasebe Birimi (Beşiktaş) - İstanbul 1 Nolu Muhasebe Birimi (Fındıklı) - İstanbul 2 Nolu Muhasebe Birimi (Doğancılar) Tüm gider ve gidere ilişkin ödeme ve gönderme işlemleri yukarıda tanımlanan muhasebe birimleri üzerinden gerçekleştirilecektir.

b) 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinden muhasebe işlemlerini yürüten muhasebe birimleri, bünyesinde bulunduğu sosyal güvenlik merkezi adıyla Gelir Muhasebe Birimi (Örneğin, Fatih Gelir Muhasebe Birimi) olarak işlem yapmaya devam edeceklerdir. Söz konusu muhasebe birimlerinde görev yapan muhasebe yetkilileri görevlerine devam edeceklerdir. 6- Gebze, İskenderun ve Tarsus Sosyal Güvenlik Merkezlerinde 1 Ocak 2010 tarihi itibariyle muhasebe birimleri aşağıdaki şekilde işlem yapacaktır: a) 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren tüm gider ve gidere ilişkin ödeme ve gönderme işlemleri MOSİP Yazılımı üzerinde merkez müdürlüğü adıyla tanımlı Muhasebe Birimi (Örneğin Gebze Muhasebe Birimi) üzerinden gerçekleştirilecektir. b) 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinde tanımlı olup, 31 Aralık 2009 tarihine kadar merkez müdürlüğü muhasebe işlemlerini gerçekleştiren muhasebe birimleri ise bu tarihten itibaren yalnızca gelir tahsilât işlemlerini yürüten Gelir Muhasebe Birimi (Örneğin Gebze Gelir Muhasebe Birimi) olarak faaliyetlerine devam edeceklerdir. c) Bu merkezlerdeki muhasebe yetkilisi aynı anda MOSİP Yazılımı üzerinde tanımlı Muhasebe Birimi ve 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinde işlem yapan Gelir Muhasebe Biriminin muhasebe yetkilisi olarak görevine devam edecektir. B- MUHASEBE İŞLEMLERİ 1-Vezne işlemleri a) MOSİP Yazılımı kullanan muhasebe birimlerinde vezne işlemi yapılmayacak olup, söz konusu yazılım üzerinden verilen avansların iadesi ile MOSİP Yazılımı kayıtlı kişilerden alacaklar tahsilâtları 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinden işlem yapan Gelir Muhasebe Birimi vezneleri üzerinden yapılacaktır. b) Gelir Muhasebe Birimlerinde vezne işlemleri; 3270 sistemini kullanan gelir muhasebe birimleri geçmiş dönem prim ve prime bağlı tüm tahsilâtları vezneleri aracılığıyla yapacaklardır. MOSİP Yazılımı üzerinde işlem yapan muhasebe birimleri adına avans iadesi, kişilerden alacaklar, nakit teminatlar, şartname bedeli ve benzeri tahsilât işlemleri de Gelir Muhasebe Birimlerinin vezneleri aracılığıyla yapılacaktır. Gelir Muhasebe Birimleri vezneden yaptıkları tüm tahsilatları her gün saat 15:30 itibariyle bankaya yatıracaklardır. MOSİP Yazılımı üzerinden işlem yapan muhasebe birimleri adına yapılan tahsilâtlar gün sonunda ilgili MOSİP Yazılımındaki İl Muhasebe Birimine tek kalemde dekont edilecek, tahsilatın çeşidine göre ayrıntılı liste düzenlenip dekonta eklenecek ve ilgili muhasebe birimine iletilecektir. Bu işlemler günlük olarak yapılacak olup, gecikmeye meydan verilmeyecektir. 2-Banka işlemleri; a) MOSİP Yazılımını kullanan muhasebe birimleri hiçbir banka işlemi yapmayacaklardır. b) 3270 Muhasebe Yazılımını kullanan gelir muhasebe birimlerinde banka işlemleri; Gelir Muhasebe Birimleri vezneden gün içinde yaptıkları tüm tahsilâtı, 2009/55 sayılı Genelge esaslarına göre merkeze aktaracaklardır.

Söz konusu banka hesaplarından, merkezce dekont edilen Mal Müdürlüğü ve Defterdarlık icra ödemeleri dışında hiçbir ödeme işlemi yapılmayacak bu amaçla hiçbir ödeme talimatı verilmeyecektir. 3- Avans ödeme işlemleri a) Mal ve hizmet alımları sebebiyle ihtiyaç duyulan mutemet avansları için MOSİP Yazılımındaki ilgili harcama modülünden giriş yapılacak, harcama birimince düzenlenen Ödeme Emri Belgesine istinaden merkeze gönderilecek ve merkezdeki Gelir Alacak Muhasebe Birimi tarafından ilgili mutemedin banka hesabına aktarılacaktır. b) Mahkeme, harç ve giderleri için ihtiyaç duyulan avanslar için, MOSİP Yazılımndaki Diğer Harcamalar Menüsünden işlemler yapılacak ve avans tutarı merkezdeki Gelir Alacak Muhasebe Birimi tarafından ilgili avukat veya icra takip memurunun banka hesabına aktarılacaktır. c) Diğer tüm avans ihtiyaçları MOSİP Yazılımındaki ilgili harcama menüsünden talep edilecek ve merkezdeki Gelir Alacak Muhasebe Birimi tarafından ilgililerin banka hesaplarına aktarılacaktır. 4- Abonelik ödemeleri Faturaya dayalı olarak otomatik ödeme talimatıyla gerçekleştirilen abonelik ödemeleri için aşağıdaki işlemler yapılacaktır. - Bir yıl boyunca söz konusu abonelikler için tahmin edilen gider toplamı “Diğer Harcamalar” menüsünden istek belgesi olarak girilecek ve bu istek belgesi harcama talimatına bağlanacaktır. Harcama talimatında banka hesap bilgileri bölümüne ilgili Sosyal Güvenlik Merkezi veya Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğünün 11 haneli birim kodu (örneğin, Ankara Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü harcama birim kodu olan 06100 kodu sona gelmek üzere 00000006100 şeklinde) ile giriş yapılacaktır. Öncelikle ilgili harcama biriminin kişi tanımı, “Tanımlar” menüsünde “Kişi Arama” alt menüsünden yapılacak, otamatik ödeme talimatıyla ödemelerin yapıldığı banka hesapları ise bu harcama biriminin banka hesabı olarak sistemde tanımlanacaktır. -Gelen fatura tutarları, “Ödeme İşlemleri” alt menüsünden ilgili harcama talimatı çağrılarak ve kesin ödeme seçeneğinden girilerek ödeme emri belgesine bağlanacaktır. -Tüm bu işlemler yapılarak faturanın son ödeme tarihinden 3 gün önce “Merkeze Gönder” işlemi yapılacaktır. -Tüm abonelik faturaları harcama birimine intikal ettiği tarihte beklenilmeksizin ödeme emri belgesine bağlanarak ilgili muhasebe birimine gönderilecektir. - Önceden yükleme yapmak suretiyle (doğalgaz ve su gibi) yapılacak abonelik ödemelerinde ise yine “Diğer Harcamalar” menüsünden avans işlemi yapılacak, avans ödemesi mutemet adına bankada açılan kredi hesabına yapılacaktır. Bunun için; mutemet adına ilgili fatura sahibi kurumun tahsilâtını yapan banka nezdinde kredi hesabı açtırılacaktır. Avans MOSİP Yazılımı üzerinden bu hesaba aktarılacak olup, mutemet bankaya vereceği talimatla (Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ekinde yer alan Kredi Ödeme Talimatı ile) ilgili kurum hesabına tutarı aktaracaktır. 5-Personel ödemeleri Harcama birimleri, personel ödemeleri için MOSİP Yazılımı üzerinden “Personel Ödemeleri” menüsünden işlem yapacaklardır. Bu menüden ödeme türlerine göre otomatik

gelen veriler ödeme emri belgesine bağlanarak ilgili muhasebe birimine iletilecektir. İlgili muhasebe birimleri ise maaş ödeme tarihinden en az 3 gün önce “Merkez Gönder” işlemi yapacaklardır. 6-Emanet hesaplardan göndermeler a) Gider ödeme işlemleri sırasında tevkifat yapılarak ilgili hesaplara alınan vergi tutarları, muhtasar beyanname verildikten sonra son ödeme tarihinden en az iki gün önce merkezdeki Gelir Alacak Muhasebe Birimine gönderilecektir. Buna ilişkin işlemler MOSİP Yazılımına ilişkin kılavuzda belirtilen şekilde yapılacaktır. b) Alınan nakit teminatlardan iade edilmesi gereken tutarlar, MOSİP Yazılımına ilişkin kılavuzda belirtilen şekilde en az bir gün önce merkezdeki Gelir Alacak Muhasebe Birimine gönderilecektir. c) Gider ödeme işlemleri sırasında icra emanetine alınan tutarlar, MOSİP Yazılımına ilişkin kılavuzda belirtilen şekilde en az iki gün önce merkezdeki Gelir Alacak Muhasebe Birimine gönderilecektir. 7- 1 Ocak 2010 öncesine ait giderler ve avanslara ilişkin yapılacak işlemler a) 3270 Muhasebe Yazılımı üzerinden açılmış avanslar, 31 Aralık 2009 tarihi itibarıyla takakkuka alınıp, kapatılacaktır. b) 1 Ocak 2010 öncesine ait olup, bu tarihten sonra gelen faturalara ilişkin gider ve ödeme işlemleri, 2010 Yılı Bütçesinden ve MOSİP Yazılımı üzerinden tahakkuka alınarak yapılacaktır. Harcama ve muhasebe birimlerince yeni mali yazılıma erişim, internet üzerinden http://mosip2.sgk.intra adresi ile sağlanacaktır. Daha önce tüm birimlerden tedarik edilerek T.C. Kimlik Numarası bazında harcama birimi kullanıcıları, gerçekleştirme görevlileri ve harcama yetkilileri sisteme tanıtılmış olup, bu kullanıcılar; kullanıcı kodu olarak T.C. Kimlik Numaralarını ve ilk şifre olarak “0” rakamını yazmak suretiyle sisteme giriş yapabileceklerdir. Uygulama esnasında yaşanan sorunların çözümü için Bütçe ve Muhasebe Daire Başkanlığı bünyesinde faaliyet gösteren yazılım grubundan yardım sağlanabilecektir. Bilgi edinilmesini ve gereğini önemle rica ederim. M. Emin ZARARSIZ Kurum Başkanı DAĞITIM: Gereği: Tüm Taşra Teşkilatına