SOSYAL GÜVENLİK KURUMU RESMİ YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ

Özet

Bu Yönerge (09.06.2020 tarihli, 2646 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararı eki, 10.06.2020 tarihli, 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 36. maddesine dayanır; 26.01.2010 tarihli, 2010/14 sayılı Genelge eki eski usul ve esaslar ile ilgili sonraki genelge/yazıları yürürlükten kaldırmıştır -md.38-), SGK merkez ve taşra teşkilatının elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla veya zorunlu hallerde/olağanüstü durumlarda el yazısıyla yapılan resmi yazışmalarına ilişkin kuralları beş bölümde (40 madde) düzenler; belgenin sonunda başlık, sayı, muhatap, imza, olur ve dağıtım gibi unsurların nasıl yazılacağını gösteren örnek yazı şablonları yer alır. Resmi yazışmaların esas olarak elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberine uygun hazırlanıp güvenli elektronik imzayla imzalanacağını (tek nüsha), zorunlu/olağanüstü hallerde el yazısı imzayla en az iki nüsha (biri Kurumda kalacak) düzenleneceğini; belgelerin A4 boyutunda, Times New Roman (12 punto) veya Arial (11 punto) yazı tipiyle hazırlanacağını (md.4-7) düzenler. Belgenin bölümlerini ayrıntılı düzenler (md.8-28): yazı alanı kenar boşlukları (1,5 cm, logo varsa üstte 0,5 cm); Kurum logosunun konumu (Kurum dışı yazışmalarda kullanılır, Kurum içinde kullanılmaz); başlığın (antet) Bakanlık/Kurum/birim hiyerarşisine göre farklı yazım şekilleri (taşra-merkez, il müdürlüğü-merkez müdürlüğü, birim içi yazışmalar için ayrı örnekler); "Sayı:" alanının E/Z/O ön ekleri, DETSİS Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ve kayıt numarasından oluşacağını; tarihin gün.ay.yıl formatında veya ayın harfle yazılabileceğini, belge tarihinin zaman damgasındaki imza anı olduğunu; "Konu:", "Muhatap" (idareye, gerçek kişiye, dağıtımlı yazışmalara göre farklı yazım kuralları), "İlgi" (önceki belgelerin tarih sırasına göre a), b) şeklinde sıralanması), metin (paragraf düzeni, sayı yazımı -4 haneli sayılarda nokta, ondalıkta virgül-, yabancı kelime kullanımı, "rica ederim/arz ederim" gibi kapanış ibarelerinin hiyerarşiye göre seçimi), imza (yetki devri "... a." ibaresi, vekaleten "... V." ibaresi, birden fazla imzalayanda unvan sırası), ek (Ek: başlığı, birden fazla ekte numaralandırma), dağıtım (Gereği/Bilgi ayrımı), olur (Bakanlık/Başkanlık Makam oluru, Yönetim Kuruluna havale usulü), paraf (elektronik onay, günlük raporlarda kayıt), koordinasyon (birden fazla birimin ortak hazırladığı belgelerde), belge doğrulama bilgileri (doğrulama kodu, karekod, e-Devlet üzerinden doğrulama), iletişim bilgileri, gizlilik dereceli belgeler ("Hizmete Özel" elektronik ortamda, "Özel" ve üstü fiziksel ortamda işlem göreceğini), süreli/kişiye özel yazışmalar ("ACELE" derhal, "GÜNLÜDÜR" belirtilen sürede cevaplanacağını, "KİŞİYE ÖZEL" belgenin zarfı açılmadan ilgilisine teslim edileceğini), sayfa numarası ve üstveri elemanlarına ilişkin kuralları kapsar.

Belgenin çoğaltılması, gönderilmesi, alınması ve iadesini düzenler (md.29-32): güvenli elektronik imzalı belgenin çıktısının yetkili görevlilerce alınacağını; elektronik gönderim/almanın kayıt altında üçüncü taraf aracılığıyla yapılacağını, e-Yazışma Teknik Rehberine uygun olmayan belgelerin 2 iş günü içinde bildirilerek reddedilebileceğini, gerekli hallerde şifrelemenin e-Yazışma Teknik Rehberine göre yapılacağını, şifresi açılamayan belgelerin reddedileceğini; fiziksel ortamda gönderimde zarf üzerindeki bilgi düzenini (ACELE/GÜNLÜDÜR/KİŞİYE ÖZEL kırmızı renkli üst köşede), fiziksel gelen belgelerin EBYS'ye/kurumsal belge kayıt sistemine kaydedileceğini; muhatabı olunmayan belgelerin gönderene bildirileceğini veya asıl muhataba iletileceğini düzenler. Son bölümde, görüş/bilgi/belge taleplerinin süre belirtilmemişse belge talebinde 5 iş günü, bilgi/görüş talebinde 15 iş günü içinde yerine getirileceğini (md.33), süresinde cevap verilmeyen belgeler için tekit yazısı yazılabileceğini (md.34), Yönergeye uygun yazılmayan belgelerin uyarılıp tekrarında iade edilebileceğini (md.35), hüküm bulunmayan hallerde 2646 sayılı Karar eki Yönetmeliğin uygulanacağını (md.36), taşra-merkez yazışmalarında İl Müdürü imzasının (veya yetki devrinde İl Müdür Yardımcısı imzasının) aranacağını (md.37) düzenler. Yürürlüğü (md.39, onay tarihinde) ve yürütmeyi (md.40, SGK Başkanı) düzenler.

Yönerge, SGK'da resmi yazı hazırlayan her personelin günlük başvuru kaynağıdır: yazının sayı ve konu satırının, muhatap ve ilgi bölümlerinin, ek ve dağıtım listesinin nasıl yazılacağı, kimin imzalayacağı ve paraf sırası, gizlilik ve ivedilik derecelerinin kullanımı ve elektronik imzalı belgelerin çıktısının nasıl alınacağı bu metinde düzenlenir. Kurum dışındaki kamu idareleri için ise dayanak olan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik geçerlidir.