SOSYAL GÜVENLİK KURUMU EVRAK İŞLEMLERİ HAKKINDA TALİMAT

Özet

Bu Talimat (5502 sayılı Kanunun 40. maddesine dayanır; 2001/7 sayılı Genelge eki Bağ-Kur Evrak İşlemleri Talimatı, 20.05.2004 tarihli Sosyal Sigortalar Kurumu Sağlık İşleri Genel Müdürlüğü Evrak-Muhaberat Talimatı ve 13.11.2003 tarihli Sosyal Sigortalar Kurumu Evrak-Muhaberat Talimatını yürürlükten kaldırmıştır -md.40-), SGK merkez ve taşra birimlerinin gelen/giden evrak, iç yazışma ve kapanan evrak işlemleri ile tekit işlemlerinin usul ve esaslarını altı kısımda düzenler. Gelen evrakın, ana hizmet/danışma/yardımcı birimlerin kendi evrak servislerince veya Kurum Başkanlığına gelenlerin Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı genel evrak servisince imza karşılığı teslim alınacağını, evrakın Kurumla ilgisi/eksiksizliği kontrol edilip yanlış gelenlerin ilgili birime/kuruma yönlendirileceğini, ilam-icra-vergi tebligatı gibi evrakın alınma saatinin ayrıca kaydedileceğini (md.5) düzenler. Zarf/koli açma usulünü (içindeki menkul değer/pul tespitinde para-pul kayıt defterine işleneceğini, kullanılan pulların muhasebeye bildirileceğini, menkul değerlerin emanete gönderileceğini) (md.6); evrakın Sistem'e (Evrak Kayıt ve Takip Sistemi) T.C. kimlik no, sicil no, evrak no/tarihi, gizlilik, geliş şekli gibi bilgilerle kaydedilip otomatik "varide numarası" (her takvim yılı 1'den başlayan, merkez-taşra için tek) verileceğini, sistem arızasında onaya istinaden manuel kayıt yapılıp arıza giderilince sisteme işleneceğini (md.7); birden fazla birimi ilgilendiren evrakın çoğaltılıp Zimmet Listesiyle dağıtılacağını (md.8); yanlış havale edilen evrakın acele/günlü olanının aynı gün/ertesi iş günü, diğerlerinin en geç 2 iş günü içinde düzeltileceğini (md.9); evrakın zimmet listesiyle imza karşılığı teslim edileceğini (md.10); günlü/acele/mahkeme-icra tebligatları/4483 sayılı Kanun kapsamı/ihale evrakının derhal, diğerlerinin en geç ertesi iş günü dağıtılacağını (md.11) düzenler. "Gizli"/"Özel" zarfların yalnızca birim amiri veya yetkili personelce açılacağını, gizli evrakın birim amiri sorumluluğunda muhafaza edilip görev değişiminde zimmetle devredileceğini (gizlilik ihlalinde idari/cezai işlem yapılacağını) (md.12); faks evrakının aslı gelince birleştirileceğini (md.13); koli/paketlerin koli zimmet defterine kaydedileceğini (md.14); Rehberlik ve Teftiş'e "Teftiş" ibareli zarfların açılmadan kayıt edilip gönderileceğini (md.15); basılı yayınların kayıtla dağıtılacağını (md.16); davetiye/tebrik/izin-mutemet dilekçeleri/hasta sevk kağıdı/suret-fotokopilere evrak numarası verilmeyeceğini (md.17); anormal posta gecikmelerinde zarfın yazıya ekleneceğini (md.18) düzenler. Giden evrakın posta/kargo/e-posta/kurye ile sevk edileceğini, kayıt yapılmadan sevk edilemeyeceğini (md.19-20); hazırlanan evrakta sayı/tarih/muhatap makamın açıkça yazılacağını, sisteme kayıt edilip (gelen evraka istinaden hazırlanmışsa aynı numarayla) numaralandırılacağını (md.21-22); zarf içeriğinin sınırlı tutulup evrak numaralarının zarf üzerine yazılacağını (md.23); kurye/özel kargo ile sevk usulünü (kargo ücretinin gönderen tarafından ödeneceğini) (md.25-26); gizli evrakın çift zarfla gönderileceğini (md.27); günlü/acele evrakın öncelikli sevkini (md.28); basılı yayınların adi posta ile gönderileceğini (md.29); posta/pul/koli/kargo giderleri için evrak servisi harcama yetkilisi mutemedine Kurum bütçesi limitine kadar avans/kredi verileceğini, mahsup belgeleriyle hesabın kapatılacağını (md.30) düzenler. İç yazışmaların (birimler/servisler arası) dış yazışmalarla aynı usule tabi olacağını, taşrada servisler arası doğrudan yazışılabileceğini (md.31-33) düzenler. Her personelin gelen yazıların kaydını kontrol etmekle yükümlü olduğunu, ilgisi olmayana evrak gösterilemeyeceğini (md.34); evrak kaydının hangi işlem yapıldığı belirtilerek kapatılacağını, açık kayıt bırakılamayacağını (md.35); evrak işleminin en geç 15 gün içinde tamamlanması gerektiğini, yıl sonunda kapanmamış evrak için devir listesinin Ocak ayının 4. mesai gününe kadar birim amirine verileceğini (md.36); süresinde bitirilmeyen işlemler için tekit yapılacağını (md.37); sistem şifrelerinin Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü Teknoloji ve İş Geliştirme Daire Başkanlığından talep edileceğini, başkasına kullandırılamayacağını (md.38); yazışmalarda ekli yazışma kodlarının kullanılacağını, yeni birimlere kodun Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğünce verileceğini (md.39) düzenler. Eski üç düzenlemeyi yürürlükten kaldırdığını (md.40), yürürlüğü (md.41, Kurum Başkanı onay tarihinde) ve yürütmeyi (md.42, Kurum Başkanı) düzenler.