SOSYAL GÜVENLİK KURUMU EVRAK İŞLEMLERİ HAKKINDA TALİMAT
Belge görünmüyorsa yeni sekmede açın → veya Google görüntüleyici ile açın →
Özet
Bu Talimat (5502 sayılı Kanunun 40. maddesine dayanır; 2001/7 sayılı Genelge eki Bağ-Kur Evrak İşlemleri Talimatı, 20.05.2004 tarihli Sosyal Sigortalar Kurumu Sağlık İşleri Genel Müdürlüğü Evrak-Muhaberat Talimatı ve 13.11.2003 tarihli Sosyal Sigortalar Kurumu Evrak-Muhaberat Talimatını yürürlükten kaldırmıştır -md.40-), SGK merkez ve taşra birimlerinin gelen/giden evrak, iç yazışma ve kapanan evrak işlemleri ile tekit işlemlerinin usul ve esaslarını altı kısımda düzenler; belgenin sonundaki uzun "Yazışma Kod Listesi" (Bakanlık'tan başlayarak tüm Kurum birimlerinin yazışma/dosya kodlarını sıralayan referans tablo) ayrıca özetlenmemiştir. Gelen evrakın, ana hizmet/danışma/yardımcı birimlerin kendi evrak servislerince veya Kurum Başkanlığına gelenlerin Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı genel evrak servisince imza karşılığı teslim alınacağını, evrakın Kurumla ilgisi/eksiksizliği kontrol edilip yanlış gelenlerin ilgili birime/kuruma yönlendirileceğini, ilam-icra-vergi tebligatı gibi evrakın alınma saatinin ayrıca kaydedileceğini (md.5) düzenler. Zarf/koli açma usulünü (içindeki menkul değer/pul tespitinde para-pul kayıt defterine işleneceğini, kullanılan pulların muhasebeye bildirileceğini, menkul değerlerin emanete gönderileceğini) (md.6); evrakın Sistem'e (Evrak Kayıt ve Takip Sistemi) T.C. kimlik no, sicil no, evrak no/tarihi, gizlilik, geliş şekli gibi bilgilerle kaydedilip otomatik "varide numarası" (her takvim yılı 1'den başlayan, merkez-taşra için tek) verileceğini, sistem arızasında onaya istinaden manuel kayıt yapılıp arıza giderilince sisteme işleneceğini (md.7); birden fazla birimi ilgilendiren evrakın çoğaltılıp Zimmet Listesiyle dağıtılacağını (md.8); yanlış havale edilen evrakın acele/günlü olanının aynı gün/ertesi iş günü, diğerlerinin en geç 2 iş günü içinde düzeltileceğini (md.9); evrakın zimmet listesiyle imza karşılığı teslim edileceğini (md.10); günlü/acele/mahkeme-icra tebligatları/4483 sayılı Kanun kapsamı/ihale evrakının derhal, diğerlerinin en geç ertesi iş günü dağıtılacağını (md.11) düzenler. "Gizli"/"Özel" zarfların yalnızca birim amiri veya yetkili personelce açılacağını, gizli evrakın birim amiri sorumluluğunda muhafaza edilip görev değişiminde zimmetle devredileceğini (gizlilik ihlalinde idari/cezai işlem yapılacağını) (md.12); faks evrakının aslı gelince birleştirileceğini (md.13); koli/paketlerin koli zimmet defterine kaydedileceğini (md.14); Rehberlik ve Teftiş'e "Teftiş" ibareli zarfların açılmadan kayıt edilip gönderileceğini (md.15); basılı yayınların kayıtla dağıtılacağını (md.16); davetiye/tebrik/izin-mutemet dilekçeleri/hasta sevk kağıdı/suret-fotokopilere evrak numarası verilmeyeceğini (md.17); anormal posta gecikmelerinde zarfın yazıya ekleneceğini (md.18) düzenler. Giden evrakın posta/kargo/e-posta/kurye ile sevk edileceğini, kayıt yapılmadan sevk edilemeyeceğini (md.19-20); hazırlanan evrakta sayı/tarih/muhatap makamın açıkça yazılacağını, sisteme kayıt edilip (gelen evraka istinaden hazırlanmışsa aynı numarayla) numaralandırılacağını (md.21-22); zarf içeriğinin sınırlı tutulup evrak numaralarının zarf üzerine yazılacağını (md.23); kurye/özel kargo ile sevk usulünü (kargo ücretinin gönderen tarafından ödeneceğini) (md.25-26); gizli evrakın çift zarfla gönderileceğini (md.27); günlü/acele evrakın öncelikli sevkini (md.28); basılı yayınların adi posta ile gönderileceğini (md.29); posta/pul/koli/kargo giderleri için evrak servisi harcama yetkilisi mutemedine Kurum bütçesi limitine kadar avans/kredi verileceğini, mahsup belgeleriyle hesabın kapatılacağını (md.30) düzenler. İç yazışmaların (birimler/servisler arası) dış yazışmalarla aynı usule tabi olacağını, taşrada servisler arası doğrudan yazışılabileceğini (md.31-33) düzenler. Her personelin gelen yazıların kaydını kontrol etmekle yükümlü olduğunu, ilgisi olmayana evrak gösterilemeyeceğini (md.34); evrak kaydının hangi işlem yapıldığı belirtilerek kapatılacağını, açık kayıt bırakılamayacağını (md.35); evrak işleminin en geç 15 gün içinde tamamlanması gerektiğini, yıl sonunda kapanmamış evrak için devir listesinin Ocak ayının 4. mesai gününe kadar birim amirine verileceğini (md.36); süresinde bitirilmeyen işlemler için tekit yapılacağını (md.37); sistem şifrelerinin Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü Teknoloji ve İş Geliştirme Daire Başkanlığından talep edileceğini, başkasına kullandırılamayacağını (md.38); yazışmalarda ekli yazışma kodlarının kullanılacağını, yeni birimlere kodun Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğünce verileceğini (md.39) düzenler. Eski üç düzenlemeyi yürürlükten kaldırdığını (md.40), yürürlüğü (md.41, Kurum Başkanı onay tarihinde) ve yürütmeyi (md.42, Kurum Başkanı) düzenler.
Belge Metni
SOSYAL GÜVENLİK KURUMU EVRAK İŞLEMLERİ HAKKINDA TALİMAT BİRİNCİ KISIM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar Amaç MADDE 1- (1) Bu Talimatın amacı Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Merkez ve Taşra Birimleri evrak işlemlerinin düzenli, sistemli, verimli bir şekilde yürütülmesi, ve izlenebilmesine dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Talimat Sosyal Güvenlik Kurumu merkez ve taşra birimlerinin, gelen ve giden evrakın, iç yazışmaların ve kapanan evrakın tabi tutulacağı işlemler ile, işi bitmeyen evrakın takibi ve tekit işlemlerinin usul ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Bu Talimat 16.05.2006 tarihli ve 5502 sayılı Kanunun 40 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu talimatta geçen, Kurum: Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığını, Kurum Başkanı: Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanını, Merkez teşkilatı: Kurumun, ana hizmet birimleri ile danışma ve yardımcı hizmet birimlerini, Taşra teşkilatı: Sosyal Güvenlik İl Müdürlükleri ile il müdürlüklerine bağlı olarak kurulan sosyal güvenlik merkezlerini, Servis: Merkez ve taşra teşkilatının çeşitli hizmetlerine göre ayrılmış kısımlarını, Genel evrak ve evrak servisi: Kurumun merkez ve taşra teşkilatı bünyesinde genel evrak ve evrak servislerini, Zimmet: Her türlü evrakın teslim alınmasını, Sistem: Evrak Kayıt ve Takip Sistemini, Gizli: Sadece birimin amiri veya bu amirin yetkilendirdiği görevlilerden başkasına gösterilmeyecek yazı ve belgelere verilen önem işaretini, Günlü: Muayyen bir süre içerisinde veya muayyen bir tarihe kadar cevaplanılması istenilen yazılar için kullanılan terimi, Havale (Kodlama): Evrakın hangi birim veya servise gönderileceğini, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Gelen Evrakın Alınması ve Tabi Tutulacağı İşlemler Gelen evrakın alınması MADDE 5- (1) Genel Müdürlükler, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı, Strateji Geliştirme Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, İç Denetim Birimi, Aktüerya ve Fon Yönetimi Daire Başkanlığı, İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı, Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı, İnşaat ve Emlak Daire Başkanlığı, Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliğine gelen evraklar bu birimlerin kendi bünyelerinde oluşturulacakları evrak servisi tarafından; Kurum Başkanlığına hitaben gelen evrak ise, Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı genel evrak servisi tarafından teslim alınır. (2) Taahhütlü-taahhütsüz posta, APS, kargo, koli, faks, e-posta, mektup, kurye, elden ve diğer yollarla gelen evrak ve ekleri evrak işlemini yapan personel tarafından imza karşılığı teslim alınır. Kuruma gelen her türlü evrak, evrak birimleri tarafından bu talimat hükümlerine göre teslim alınmadıkça ve kaydedilmedikçe işlem yapılamaz.
(3) Alınan evrakın Kurumla ilgili olup olmadığı, yırtık ve noksan bulunup bulunmadığı, gizli yazıların açık olup olmadığı incelenir. Bulunan yanlışlık ve eksiklikler ilgililerce tespit edilerek, gelen evrakın üzerine kayıt edilir. (4) Alınan evrak gelen evrak servisinin bağlı olduğu birimle ilgili değilse, ait olduğu birime gönderilir. Ayrıca, gerek görülmesi halinde gönderen birime bilgi verilir. Kurum dışından yanlış gelen yazılar da ilgili kurumlara gönderilir. (5) Alınan evraklarda yanlışlık veya eksiklik yok ise; a) Birime elden getirilen evrak sisteme kayıt edilir. Kayıt yapıldıktan sonra, kayıt numarasını, kayıt tarihini, havale edildiği yeri (kod numarasını) gösteren fiş ilgiliye verilir. b) İlam, icra ve vergi tebligatları, günlü ve acele yazılar, protesto ve ihtarname gibi evrak alınırken hangi gün ve saatte alındığı ayrıca kayıt edilir. c) Kurum dışından zimmet listesi, defterleri veya alındı senetleri karşılığında gelen evrakın miktarı, nevi, alındığı tarih, ek adedi kayıt edilir. Evrakın açılması MADDE 6- (1)Birime gelen her türlü evrak alındıktan sonra aşağıdaki işlemler yapılır. a) Zarflar veya kolilerin içinde hiçbir şey kalmadığı görülecek şekilde açılır. b) Üzerinde birden fazla numara yazılmış zarf ve kolilerden çıkan evrakın, bu numaralara göre yanlış veya noksan olup olmadığı incelenir. Noksanlık, yanlışlık veya eksiklik olduğu takdirde durum zarf veya koli üzerinde belirtilir. İçi boşaltılan diğer zarf ve koliler imha edilir. c) Evrakın eklerinin tam olup olmadığı incelenir. Eksiklik var ise evrak üzerine açıklama yazılır. d) Zarfların veya kolilerin üzerinde şahıs veya kurum adresi yazılı olduğu halde, evrakta adres yoksa evrakın üzerine adres yazılarak havale işlemi yapılır. e) Zarf veya kolilerin içerisinde menkul değer (para, altın, gümüş, senet, çek vb.) veya pul çıkan evrak, para-pul kayıt defterine yazının geldiği yer, tarih ve numarası ile zarftan veya koliden çıkan menkul değer veya pulun çeşidi ve miktarı belirtilerek kayıt edilir. Yazının üzerine de içinden çıkan menkul değer veya pul miktarının kaydı yapıldıktan sonra havale edilir. Postadan çıkan pullar kullanılır. Kullanılan pullar tutanakla tespit edilip muhasebe birimine bildirilir. Postadan çıkan menkul değerler ise tutanak ekinde yazı ile muhasebe birimine ilgili adına emanete alınmak üzere gönderilir. f) İlam, icra ve vergi tebligatları, günlü ve acele yazılar, protesto ve ihtarname gibi evrak ve belgeler zarfları ile birlikte derhal ilgili birime gönderilir. Evrakın havalesi MADDE 7- (1) Evrak üzerindeki bilgiler, gelen evrak servisinde görevli personel tarafından duruma göre aşağıdaki bilgiler dahilinde sisteme kaydedilir. a) Evrakın geldiği yer, b) T.C. kimlik numarası, c) Sosyal güvenlik sicil numarası, d) Tahsis numarası, e) Adı, f) Soyadı, g) Evrak numarası, h) Evrak tarihi, i) Ek sayısı, j) Gizli, k) Geliş şekli, l) Geliş numarası, m) Gönderim şekli, n) Gideceği birim,
o) Konu, p) Açıklama, (2) Sistem, giriş kayıt numarasını (varide numarası) otomatik olarak verir. Sistemden alınan numara evrak üzerine okunaklı biçimde yazılır. Bu numara kurumun merkez ve taşra teşkilatı için tektir. Her takvim yılı başında 1 (bir)’den başlar. (3) Teknik arıza ve olağanüstü sebeplerle sistemin kullanılamaması halinde, bu durumlar ortadan kalkıncaya kadar gelen evrak, merkezde ilgili birim amiri veya daire başkanı, taşrada sosyal güvenlik il müdürü veya merkez müdüründen alınacak onaya istinaden, tanzim edilecek gelen evrak kayıt fişine veya sistem dışında bilgisayar ortamına kaydedilir. Teknik arıza giderildikten veya olağanüstü durum sona erdikten sonra en kısa zamanda, evraka sistem dışında verilen tarih ve numara sistemdeki evrak tarihi ve evrak numarası alanına girilerek evrak kaydı tamamlanır. Dağıtımlı evrak MADDE 8- (1)Servisten gönderilecek evrak birden fazla birimi ilgilendiriyor ise, ilgili birim sayısı kadar çoğaltılarak, Zimmet Listesi ile ilgili birimlere dağıtımı yapılır. Yanlış havaleler ve iade işlemleri MADDE 9- (1) Yanlış yere havale edilen evrak, evrakı alan birim tarafından sistem üzerinde işlem yapılarak ilgili birime gönderilir. Evrakın gitmesi gereken birime karar verilememesi halinde, gönderen birime iade edilir. Bu işlemler acele ve günlü evrak için aynı gün veya en geç ertesi iş günü, diğer evrak için ise, en geç iki iş günü içinde işlem tamamlanır. Gelen evrakın dağıtımı MADDE 10- (1) Gelen evrakın kayıt işlemleri yapıldıktan sonra, her birim için iki nüsha zimmet listesi düzenlenip zimmetten çıkarma işlemi yapıldıktan sonra, ilgili birimlere gönderilir. İlgili birim personeli zimmet listesine adını ve soyadını, teslim alış tarihini yazıp imzalayarak evrakı teslim alır. Zimmet listesinin bir nüshası ilgili birimde bırakılır. Dağıtım süresi MADDE 11- (1) Posta ile gelen veya elden alınan evrak, paket ile kolilerin kontrol ve kayıt işlemi tamamlandıktan sonra en kısa zamanda yerlerine ulaştırılır. Günlü ve acele yazılar, mahkemelerden, icra dairelerinden gelen her türlü tebligat, (icra tebligatı, ilamlar) 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanuna istinaden soruşturma izni istemleri ile soruşturma izni verilip verilmeyeceğine dair kararlar, protokoller, müddetli teklif mektupları ve her türlü ihale evrakı ayrılarak bekletilmeden derhal, bunların dışındaki her türlü evrak ise, en geç ertesi işgünü mesai saati içinde, 10 uncu maddede belirtilen usulde ilgili birimlere verilir. Özel ve gizli evrakın açılması, takibi ve saklanması MADDE 12- (1) ”Gizli” ve “Özel” ibareli zarflar, birim amirleri veya bu hususta yetkilendirilmiş personel tarafından açılır. (2) Birimlerce kabul edilen evraktan bunları teslim alan personel sorumlu tutulur. Personelin acil durumlarda sisteme kaydetmeden yetkili makama ilettiği evrakın en kısa zamanda sisteme kaydı yapılır. Sürati sağlamak ve yanlışlıkları önlemek için ilgili birim amirleri, personelin öğrenmesini sakıncalı gördüğü evrakı, evrak servisinden evrakın kaydını sisteme yaptırmak sureti ile zimmet listesini yazdırır. Bu tür evrakın herhangi bir birime mal edilememesi halinde, bizzat birim amirlerine teslim edilerek zimmetlenir. (3) Gizli evrak, ilgili birim amirlerinin sorumluluğu altında muhafaza edilir. Gizli evrakı, muhafaza eden personelin görevden ayrılması halinde görevi devralana zimmet karşılığı teslim edilir. Gizlilik kurallarını ihlal edenler hakkında idari ve cezai işlem yapılır. Faks ile alınan evrak kaydı MADDE 13- (1) Faks ile alınan evrak diğer evraklar gibi evrak servisinden giriş tarihi aldıktan sonra, sisteme kayıt edilerek ilgili birim veya servise gönderilir. Alınan faks mesajları ile ilgili kayıt işlemi mevcut kayıt sistemine göre yapılır. Evrakın aslı gelince faksla birleştirilir. Koliler ile plan-proje gibi evrakın kaydı
MADDE 14- (1) Alınan koli ve paketler evrak servislerinde tutulan koli zimmet defterine kayıt edilir. İlgili birim veya servislere imza karşılığında teslim edilir. Özel kuruluş ve şahıslardan çeşitli nedenlerle bir evraka ekli olmaksızın gelen plan, proje ve dosya gibi evrakın nereye ait olduğu tespit edilir. Sisteme kayıt edilerek gönderilir. Teftiş soruşturma ve raporlarının kayıt işlemi MADDE 15- (1) Doğrudan Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı veya Kurum Başkanlığına yazılı olmasına rağmen, zarfın üzerinde (Teftiş) kaydını ihtiva eden zarflar, açılmadan sisteme kayıt edildikten sonra, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığına gönderilir. Kitap, mecmua, gazete ve diğer basılı yayınların kaydı MADDE 16- (1) Bu tür basılı yayınlar, evrak servisince sisteme kayıt edilerek dağıtılır. Evrak numarası verilmeyecek belgeler MADDE 17- (1) Davetiyeler, tebrikler, yıllık izin ile mutemet dilekçeleri, personel hasta sevk kâğıtları, evrak suretleri ekleri ve fotokopilerine evrak numarası verilmez. Posta gecikmeleri MADDE 18- (1) Herhangi bir evrakın tarihi ile postadan alındığı tarih arasında tahmin edilen normal müddetin üstünde bir gecikme görüldüğü takdirde, bu tür evrakın zarfları yazılarına eklenerek işleme konulur. ÜÇÜNCÜ KISIM Dışarıya Gönderilen Evrakın Tabi Tutulacağı İşlemler MADDE 19- (1) Giden evrak posta vasıtası ile olduğu gibi kargo, elektronik posta kurye veya dağıtıcı ile de sevk olunur. Giden evrak bu talimat hükümlerine göre kayıt işlemleri yapılmadan sevk olunmaz. Sevk için evrakın alınışında dikkat edilecek hususlar MADDE 20- (1) Evrakın sevk edilebilmesi için evrak servislerine teslim edilmesi ve bu servisler tarafından sevkinin yapılması gerekir. Evrak ile suretleri ilgililer tarafından kontrol edildikten sonra zimmet listesi imzalanarak alınır. Gidecek evrakın hazırlanması ve kaydedilmesi MADDE 21- (1) Bütün birimlerce hazırlanacak evrakta; a) Sayı, b) Tarih, c) Gönderilen makam adı, açıkça yazılmalıdır. (2) Yetkili makamlarca sevke hazır duruma getirilen çeşitli evrak ve ekleri yazıyı hazırlayan ilgili kişi ya da birim içinde görevlendirilen yetkili tarafından sistem üzerinden kayıt edilir. Sistemin evrak için verdiği kayıt numarası evrak üzerine yazılır. Eğer gelen evrak nedeni ile bu evrak hazırlandı ise tek numara ile izlenebilmesi için, gelen evrakın numarası bu evraka verilir. Her evrakın aslına ve suretlerin aynı numara verilir. Dışarıya sevk edilecek evrakın evrak servislerine verilmesi MADDE 22- (1) Birimler harice gönderilecek evrakı 21 inci madde gereği hazırlayarak sisteme kaydeder ve sistemin vermiş olduğu varide numarasını evrakın üzerine yazar. Posta yoluyla gönderilecek evrak bu şekilde sisteme yüklendikten sonra posta zimmet listesinin çıktısı alınır. Bu zimmet çıktılarının PTT’ce parasal miktarı tespit edilir ve onaylanır. Bir sureti denetimde kanıtlayıcı belge olarak saklanır. Evrakın zarflanması MADDE 23- (1) Bir birime gidecek zarfın içinde alabileceği kadar evrak ve ekleri konulabilir. Bu takdirde zarfın içine konan evrakın numaraları zarfın üzerine yazılır. Evrak ve basılı yayınların sevk şekilleri MADDE 24- (1) Evrak ve basılı yayınların gönderim şekli evrakı hazırlayan birimce sistemden belirlenip kayıt işlemi ve sevki yapılır. Kurye ile sevk işlemi
MADDE 25- (1) Gerek görülmesi halinde, birimce kurye marifetiyle sevki gereken evrakın, sistemden zimmet listesi alınır. Kurye vasıtası ile imza karşılığı teslim edilir. Özel kargo servisi ile sevk işlemi MADDE 26- (1) Birim yetkilisin bilgisi dâhilinde özel kargo şirketleri ile koli gönderilir. Bu tür gönderiler özel kargolarda adrese teslimi sağlayan firmalarla yapılır. Kargo ücreti gönderen tarafından ödenir. Gizli evrak sevki MADDE 27- (1) Gizli evrak ilgili birimlerce hazırlanıp sisteme kayıt edildikten sonra zarflanır. Zarfın üzerine gizlilik derecesi yazılır. İkinci bir zarfa konulmak kaydıyla adres bilgileri yazılır. Sevk edilmek üzere zimmet listesi ile birlikte evrak servisine teslim edilir. Günlü ve acele evrak sevki MADDE 28- (1) Günlü ve acele evrakın sevk muamelesi öncelikle en seri şekilde yapılır. Evrak günlü olmadığı halde konusu itibarı ile acele ise, birim yetkilisinin talimatı ile acele işlemi yapılır. Kitap, mecmua ve diğer basılı yayınların sevk işlemi MADDE 29- (1) Kitap, mecmua, gazete, bülten, afiş ve buna benzer basılı yayınların sevki adi posta yoluyla yapılır. Posta avans ve kredi işlemi MADDE 30- (1) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde pul, koli ve kargo sarf ücretinin avans ve kredi işlemi, evrak servisleri tarafından yapılır. Post makinesine yüklenen posta gideri, posta pulu, koli ve noter ücretlerini karşılamak üzere evrak servisinde görevli harcama yetkilisi mutemedine Kurum bütçesinde belirtilen miktara kadar avans veya kredi verilir. Harcama yetkilisi mutemetleri aldıkları avans ve krediyi sarf ettikçe, tanzim edecekleri mahsup belgelerini hazırlayarak muhasebe birimine teslim edip, avans veya kredi hesaplarını kapatırlar. DÖRDÜNCÜ KISIM İç Yazışmanın Tabi Tutulacağı İşlemler İç yazışmalar MADDE 31- (1) Merkez teşkilatında, birimler arası ve taşra teşkilatında servisler arası yazışmaya denir. İç yazışmalara ait kayıt işlemi, havalesi ve sevki MADDE 32- (1) İç yazışmalarda, dışarıya sevk edilen evraklarda uygulanan esaslara göre işlem yapılır. İç yazışmanın gönderilmesi MADDE 33- (1) Merkezde evrak, ana hizmet birimleri, danışma birimleri ve yardımcı hizmet birimleri evrak servislerine verilir. İlgili evrak servisleri marifetiyle evrak alt birimlere intikal ettirilir. Taşra teşkilatında servisler arası doğrudan yazışma yapılır. BEŞİNCİ KISIM Ortak Hükümler Yükümlülük MADDE 34- (1) Her personel gelen yazıların kayıtlı olup olmadığını incelemek ve kaydı olmayanların kaydını yaptırmakla sorumludur. Evrakla ilgisi olmayan hiç kimseye yazı ve belge verilmez, gösterilmez. Evrak kayıtlarının kapanması
MADDE 35- (1) Her birim kendilerine havale edilen evrak için “Bilgisayar kayıtları” üzerinde kapatma işlemi yapacaklarından, gelen evrakın kime verildiği, dosya numarası ve ne gibi işlem gördüğü açıkça belirtilir. Hiçbir kayıt açık bırakılmaz, kaydı kapanmamış evrak hakkında bu talimatın 36 ncı madde hükümleri uygulanır. İşi bitmeyen evrakın takibi MADDE 36- (1) Herhangi bir birime gelen evrakın en geç 15 gün içinde işleminin yapılması gerekir. İşleminin uzamasından veya gecikmesinden, ilgililer sorumludur. (2) Her yıl sonunda merkez ve taşra birimlerindeki, bütün servisler o yıl içinde gelen dahili ve harici evraklardan yıl sonu itibariyle, kaydı kapanmamış olanlar için sistemden devir listesini alır. Liste en geç Ocak ayının 4 üncü mesai günü birim amirine verilir, gerekli değerlendirme yapılır. Tekit işlemleri MADDE 37- (1) Bir işlemin gereken zaman içinde bitirilmemesi veya sorulan bir şeye zamanında cevap verilmemesi halinde “tekit” işlemi yapılır. Şifre kullanımı MADDE 38- (1) Sistemi kullanmak için birimler ihtiyacına göre tespit ettiği personeline, Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü Teknoloji ve İş Geliştirme Daire Başkanlığından şifre talep eder. Sistemi kullanmak üzere alınan şifreler, şifre verilen personel haricindekilerce kullanılamaz ve kullandırılamaz. Yazışma kodları MADDE 39- (1) Kurumumuz merkez ve taşra teşkilatı yazışmalarda Talimata ekli yazışma kodlarını kullanacaklardır. Yeni birimlerin kurulması halinde yazışma kodu Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü tarafından verilecektir. ALTINCI KISIM Son Hükümler Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 40- (1) 11.11.2002 tarih ve 124477 sayılı Bağ-Kur Genel Müdürlük Makamının onayı ile yürürlüğe giren “Evrak İşlemleri Talimatıyla” ilgili 2001/7 sayılı Genelge, (2) 20.05.2004 tarih ve XX/873 sayılı Sosyal Sigortalar Kurumu Yönetim Kurulunun onayı ile yürürlüğe giren “Sosyal Sigortalar Kurumu Başkanlığı Sağlık İşleri Genel Müdürlüğü Evrak – Muhaberat İşleri Hakkında Talimatı,” (3) 13.11.2003 tarih ve XIV/2319 sayılı Sosyal Sigortalar Kurumu Yönetim Kurulunun onayı ile yürürlüğe giren “Sosyal Sigortalar Kurumu Başkanlığı Evrak – Muhaberat İşleri Hakkında Talimatı,” yürürlükten kalkmıştır. Yürürlük MADDE 41- (1) Bu talimat Kurum Başkanının onaylandığı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 42- (1) Bu talimat hükümlerini Kurum Başkanı yürütür.
YAZIŞMA KOD LİSTESİ . 13. 0. 000. 0. 00. 00. 00 ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI . 13. 2. SGK. 0. 00. 00. 00 SOSYAL GÜVENLİK KURUMU . 13. 2. SGK. 0. 01. 00. 00 Özel Kalem . 13. 2. SGK. 0. 10. 00. 00 SOSYAL SİGORTALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 01. 00 Sigortalı Emeklilik İşlemleri Daire Başkanlığı 02. 00 Kamu Görevlileri Emeklilik İşlemleri Daire Başkanlığı 03. 00 Sigortalı Tescil ve Hizmet Daire Başkanlığı 04. 00 Prim Tahsilat Daire Başkanlığı 05. 00 Kısa Vadeli Sigortalar Daire Başkanlığı 06. 00 İhtilaflı Prim İşleri ve İcra Daire Başkanlığı 07. 00 Yurtdışı Borçlanma ve Tahsis İşlemleri Daire Başkanlığı 08. 00 İzleme, Değerlendirme Bilgilendirme ve Kontrol Daire Başkanlığı . 13. 2. SGK 0. 11. 00. 00 GENEL SAĞLIK SİGORTASI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 01. 00 Politika Belirleme Daire Başkanlığı 02. 00 Proje Geliştirme Daire Başkanlığı 03. 00 Sağlık Hizmet Sunucularının ve Ödemelerin Yönetimi Daire Başkanlığı 04. 00 Sağlık Uygulama Ve Mevzuat Daire Başkanlığı 05. 00 Fiyatlandırma Daire Başkanlığı 06. 00 İzleme ve Değerlendirme Daire Başkanlığı 07. 00 Maluliyet ve Sağlık Kurulları Daire Başkanlığı . 13. 2. SGK. 0. 12. 00. 00 PRİMSİZ ÖDEMELER GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 01. 00 Sosyal Yardımlar Daire Başkanlığı 02. 00 Kurumsal Gelişim ve Ortak Veri Tabanı Daire Başkanlığı 03. 00 İdari İşlemler ve Mali Yönetim Daire Başkanlığı 04. 00 Ödemeler Daire Başkanlığı 05. 00 Sağlık Yardımları ve Yaşam Düzeyi Tespiti Daire Başkanlığı . 13. 2. SGK. 0. 13. 00. 00 HİZMET SUNUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 01. 00 Yazılım Geliştirme ve Sistem Daire Başkanlığı 02. 00 Kurumsal Hizmetler Daire Başkanlığı 03. 00 Teknoloji ve İş Geliştirme Daire Başkanlığı 04. 00 Donanım ve Altyapı Hizmetleri Daire Başkanlığı 05. 00 Organizasyon Hizmetleri Daire Başkanlığı 06. 00 Mali Yönetim ve İdari İşler Daire Başkanlığı . 13. 2. SGK. 0. 14. 00. 00 REHBERLİK VE TEFTİŞ BAŞKANLIĞI . 13. 2. SGK. 0. 15. 00. 00 AKTÜERYA VE FON YÖNETİMİ DAİRE BAŞKANLIĞI . 13. 2. SGK. 0. 61. 00. 00 HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ . 13. 2. SGK. 0. 63. 00. 00 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜŞAVİRLİĞİ
Belgenin tamamı için yukarıdaki PDF'i görüntüleyin veya indirin.
