VERİ PAYLAŞIMI HAKKINDA YAZI

Özet

Sayı: 99604924/990/ sayılı bu Genel Yazı (Emeklilik Hizmetleri Genel Müdürlüğünce yayımlanmış), 5502 sayılı Sosyal Güvenlik Kurumu Kanununun 6645 sayılı Kanunla değişik 35. maddesine göre Kurumca işlenen kişisel veriler ile ticari sır niteliğindeki verilerin veri sahibinin noter onaylı muvafakati olmadan gerçek/tüzel kişilerle paylaşılamayacağını, ancak 5018 sayılı Kanunun eki (I),(II),(III),(IV) sayılı cetvellerdeki kamu idarelerinin görevleri için ihtiyaç duyduğu sağlık verisi dışındaki kişisel veriler ile ticari sır niteliğindeki verilerin paylaşılabileceğini, anonim hale getirilen verilerin araştırma/planlama/istatistik amacıyla paylaşılabileceğini, veri paylaşan tarafların verinin gizliliğinden sorumlu olduğunu ve aksine davrananlar hakkında 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu hükümlerinin uygulanacağını hatırlatır. Kurum Yönetim Kurulunun 9/7/2015 tarihli, 263 sayılı Kararı ile "Sosyal Güvenlik Kurumu Verilerinin Kullanımına, Paylaşılmasına ve Korunmasına İlişkin Usul ve Esaslar"ın yeniden belirlenip 23/7/2015'ten itibaren yürürlüğe girdiğini, önceki "...Sosyal Sigorta Verilerinin Paylaşımı ve Paylaşılan Verilerin Gizliliği ile Koordinasyonuna İlişkin Usul ve Esaslar"ın yürürlükten kaldırıldığını bildirir. Bu çerçevede: (1) Tanımlar bölümünde anonimleştirme, birim, birim amiri, kişisel veri, sosyal sigorta verisi, ticari sır niteliğindeki veriler ve veri kavramlarını tanımlar (sigortalıların sicil/kimlik numarası, öğrenim, adres, işveren/işyeri bilgileri, emeklilik/tahsis/gelir-aylık bilgileri vb. kişisel veri sayılır). (2) Kişisel ve ticari sır niteliğindeki verilerin gerçek/tüzel kişilerle paylaşımında istenilen verinin talep sahibine ait olup olmadığının kontrol edileceğini, ait değilse mahkeme kararı/vekaletname veya noter onaylı muvafakat aranacağını, ibraz edilemezse paylaşılmayacağını, paylaşılacak verilerin gizlilik sözleşmesi (Ek-1) kapsamında ve tek seferlik taleplerde birim amiri (il müdürlüğü-merkez mesafesine göre sosyal güvenlik merkez müdürü de) onayıyla paylaşılacağını düzenler; kamu idareleriyle paylaşımda noter onaylı muvafakat aranmayacağını ancak idarenin 5018 sayılı Kanun eki cetvellerde yer alması ve kanuni dayanağını belirtmesi şartını, bu şartları taşımayan taleplerin gerekçeli reddedileceğini, sürekli/kişisel nitelikli taleplerin protokol kapsamında ilgili Genel Müdürlüğe yönlendirileceğini düzenler; 1136 sayılı Avukatlık Kanunu ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamındaki taleplerde sigortalı/hak sahibi olanlardan yetki belgesi aranmayacağını, olmayanlardan vekaletname isteneceğini, usulsüz başvuruların reddedileceğini, dosya muhteviyatının mahkeme/savcılık istemi halinde gönderileceğini, denetim raporları için ilgili birimden görüş alınacağını, sağlık kurulu raporlarının mevzuata uygun şekilde başvuru sahibi veya kanuni temsilcisine verilebileceğini, şikayet/ihbar dilekçeleri ile çok gizli/gizli/özel/hizmete özel derecelendirilmiş belgelerin ve Kurum Sağlık Kurulu/Sosyal Sigorta Yüksek Sağlık Kurulu kararlarının paylaşılmayacağını düzenler. (3) Anonimleştirilmiş sosyal sigorta verilerinin, resmi yazıyla talep edilmesi ve çalışma tamamlandığında bir örneğinin Kuruma verilmesi şartıyla kamu idareleri, bilimsel araştırma yapan kamu personeli, bilimsel dernekler, meslek kuruluşları veya üniversitelerle ücretsiz paylaşılabileceğini, üniversite araştırmalarında kişisel veri içeren dosya inceleme taleplerinin reddedilip verilerin anonim hale getirilerek paylaşılacağını, Kurum personelinin sosyal güvenlik uzmanlığı/müfettişlik tez çalışmaları için ihtiyaç duyduğu anonim verilerin birim amiri onayıyla paylaşılabileceğini düzenler. (4) Birimlerin kendi görev alanlarıyla ilgili hizmet gereği talep ettiği veriler, resmi internet sitesinde yayımlanan faaliyet raporları/istatistikler ve üçüncü kişiler aracılığıyla sağlanan ödeme/bilgilendirme sorgularının veri paylaşımı sayılmayacağını düzenler. (5) Paylaşılacak verilerin DYS ortamında CD/DVD/sabit disk/taşınabilir bellek gibi elektronik ortamda şifrelenerek taahhütlü posta veya tutanak karşılığı elden teslim edileceğini, kamu kurumlarına şifrelenmiş dosyayla gov.tr uzantılı e-postayla da teslim edilebileceğini, gizli verilerin resmi yazışma mevzuatına göre teslim edileceğini, telefonla hiçbir veri iletilmeyeceğini düzenler. Diğer hususlar: 23/7/2015 öncesi sonuçlandırılamamış veri paylaşımı taleplerinin bu Usul ve Esaslara göre sonuçlandırılacağını; "Tescil Kaydı Tespiti", "Emekli Aylık Bilgisi", "Emekli Aylık Kesinti", "Hizmet Bilgisi", "İşsizlik Ödeneği Provizyon Sorgulama", "GSS Tescil ve Prim Borcu Sorgulama", "İsteğe Bağlı 4/b Bilgileri", "SGDP Tescil Kaydı Sorgulama" işlemlerinin artık www.turkiye.gov.tr üzerinden de verildiğini, vatandaşların bu belgelere il müdürlüğüne/merkeze gitmeden e-devlet üzerinden ulaşabileceğinin duyurulacağını; Kurumdan ayrılan veya görevi değişen veri erişim yetkisi verilmiş personelin erişim yetkisinin, ilgili birimce resmi yazıyla Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü tarafından sonlandırılmadan ayrılış işleminin yapılmayacağını talimatlandırır. Ek: Gizlilik Sözleşmesi (1 sayfa) — 5502 sayılı Kanunun 35. maddesi kapsamında veri talep eden tarafın vekaletnameye dayanarak talep ettiği kişisel verinin yalnızca o hakkın ifası için kullanılacağını, veri güvenliğinden süresiz sorumlu olacağını, üçüncü şahıslara aktarmayacağını, yükümlülük ihlalinde SGK'nın menfi/müspet zarar tazmini isteyebileceğini, yetkisiz kullanımdan doğan hukuki/mali/cezai zararın veriyi alana ait olacağını ve ihlal halinde Türk Ceza Kanununun 135-137. maddeleri kapsamında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulacağını düzenleyen madde metnini içerir.