EMANET İŞLEMLERİ HAKKINDA YAZI
Belge görünmüyorsa yeni sekmede açın → veya Google görüntüleyici ile açın →
Özet
08/09/2015 tarihli, 17636183/01006/4604115 sayılı bu Genel Yazı (Strateji Geliştirme Başkanlığınca yayımlanmış, Strateji Geliştirme Başkanı Muhiddin ŞAHİN imzalı; belge OCR kaynaklı bazı Türkçe karakter bozulmaları içermektedir), 03/07/2015 tarihli, 3536938 sayılı önceki Genel Yazıda Red ve İade İşlemlerine yönelik sistemsel kontrollerin muhasebe uygulamalarının duyurulduğunu, emanet işlemleri için de çift imza kontrolü çalışmasının başladığının bildirildiğini hatırlatarak, bu çalışmanın tamamlanıp uygulamaya açıldığını bildirir. Tahsilat, tahsilat iptali ve diğer şekillerde emanet hesaplarına alınan tutarların kişiye ödenmesi, iadesi, kişinin başka borcuna mahsubu, başka kişiye iadesi ve başka kişinin borcuna mahsubu işlemleri için talep ve onay mekanizması getirilerek çift imzalı işlem uygulamasının açıldığını; bu düzenlemenin taşra ve merkez muhasebe birimlerinde emanet işlemlerinin disipline edilmesi, farklı uygulamaların kaldırılması, ödeme süreçlerinde kontrol sağlanması ve işlem yapanların mali/idari sorumluluğa maruz kalmaması amacıyla yapıldığını belirtir. Kişi emanetindeki bir tutarın başka kişiye ödenmesinde iki farklı yetkinin ve iki farklı kişinin imzasının zorunlu hale getirildiğini (muhasebe birim kullanıcısının talep oluşturup belge eklemesi, muhasebe yetkilisi/yardımcısının belge kontrolüyle onaylaması); aynı kişinin başka hesabına aktarma, borcuna mahsup veya mevzuat gereği gelir hesabına alma işlemlerinde ise eski aktarma sürecinin (aktarma talebi oluşturulmaksızın) aynen devam edeceğini düzenler. Süreci ana hatlarıyla açıklar: harcama biriminden gelen talep yazısı veya kişi dilekçesi üzerine muhasebe birim kullanıcısının "Emanet İşlemleri-Emanet Aktarma" menüsünden işleme başlayacağını, farklı kişiye aktarmalarda önce emanet aktarma talebi oluşturulacağını, talebi giren kullanıcının "Emanet Aktarma Muhasebeleştir" ekranından belge/ekler girip elektronik imza ile imzalayacağını, imzalanan talebin muhasebe yetkilisi ekranında kayıt olarak görüneceğini, belge kontrolü sonrası "Muhasebeleştir" ile muhasebe fişinin oluşacağını; merkezdeki Gelir Muhasebe Birimi adına illerde yapılan işlemlerde de iki kullanıcılı sürecin uygulanacağını, bu görevi yapacak en az bir kişinin TC kimlik no ve ad-soyad bilgisinin 14/09/2015'e kadar Strateji Geliştirme Başkanlığı Muhasebe Daire Başkanlığına resmi yazı ve e-posta ile bildirilmesi gerektiğini talimatlandırır. Mali Hizmetler Sosyal Güvenlik Merkezleri ve Merkez Muhasebe Birimlerinin işlem öncesi emanet kayıtlarını kontrol ederek mükerrer ödemeyi önlemesi gerektiğini, muhasebe işlem fişlerinin de artık en az iki kişinin imzasıyla ve sistemce otomatik kontrol edilerek oluşturulduğunu, yetkilendirme/devir işlemlerinden ve gerçekleşen ödemelerden bu işlemleri yapanların sorumlu olduğunu, mali konularda gerekli tedbirlerin alınmamasından doğacak zararlarda muhasebe birimleri yanında ilgili servislerin ve harcama yetkililerinin de idari/mali sorumluluğu bulunduğunu belirtir. Ek: Kullanıcı Kılavuzu (2 sayfa, ekran görüntüleriyle). Dağıtım: Taşra Teşkilatı (Mali Hizmetler SGM), Gelir Muhasebe Birimi, Gelir Ödeme Muhasebe Şube Müdürlüğü, Merkez Muhasebe Şube Müdürlüğü.
Belge Metni
T.c. SOSY AL GDVENLiK KURUMU BASKANLIGI Strateji Gelistirme Baskanhgi Sayi : 17636183/01006/4604115 Konu : Emanet Islemleri. 08/09/2015 GENEL YAZI Bilindigi tizere, 03/07/2015 tarih ve 3536938 sayili gene I yazirrnzla "Red ve iade Islemleri'tne yonelik olarak uygulamaya acilan sistemsel kontroller sonucu soz konusu islernlere iliskin muhasebe uygulamalannm ne sekilde yapilmasi gerektigi hususunda muhasebe birimlerimiz bilgilendirilmis, ayrn zamanda emanet islernleri ile ilgili olarak da ayrn yonde calismanm baslanldigi, sisteme konulacak cift imza kontroltine iliskin bu cahsmamn da kisa bir sure soma tamamlanarak uygulamaya acilacagi bildirilmistir. Bu kapsamda, emanet aktarma islemlerine iliskin daha kontrollti bir yapmm tesis edilmesini teminen baslatilan soz konusu cahsma tamamlannus olup tahsilat, tahsilat iptal ve diger sekillerde emanet hesaplanna alman tutarlann kisiye odenmesi, iadesi, kisinin baska borcuna mahsubu, baska kisiye iadesi ve baska kisinin borcuna mahsubu islemleri icin de talep ve onay mekanizmasi getirilerek cift imzah islem yapilmasi uygulamaya acilrmstir. Emanet aktarma islemlerindeki bu dtizenleme; gerek tasra gerekse merkezdeki muhasebe birimlerimizde emanet islemlerinin disipline edilmesi, farkh uygulamalann ortadan kaldinlmasi, odeme sureclerinde gerekli kontrollerin yapilmasi, islemleri yapanlar acismdan ise mali ve idari yonden hukuki sonuclara maruz kahnmamasnu saglamak amaciyla yapilrmstir. Bu cercevede; kisi emanetindeki bir tutann baska kisiye veya kisilere odenmesinde iki farkli yetkinin ve iki farkh kisinin imzasi zorunlu hale getirilmistir. Burada muhasebe birim kullamcismm talebi olusturup beIge eklemesi gerekmektedir. Olusturulan talep ise muhasebe yetkilisi/yardimctsi tarafmdan beIge kontrolti yapilarak onaylanmaktadir. Emanetteki bir tutann ayru kisinin baska bir hesabma aktanlmasmda, ayru kisinin varsa Kurumumuza olan borcunun kapatilmasmda ya da bu emanetin mevzuat geregi gelir hesaplanna alinmasi i~lemlerinde ise, eski emanet aktarma i~lemlerinin aynen uygulanmasma devam edilecek, aktarma talebi olu~turulmayacaktIr. Buna gore, emanet kaYltlannda bekleyen tutarlann gerc;:ek veya ttizel ki~ilerin talep dilekc;:esine istinaden ba~ka ki~iye aktanlmasmda yapIlacak i~lemler ana hatlanyla a~aglda aC;:lklanml~ve ekran gortinttileri de ekte sunulmu~tur. -Harcama biriminden gelen talep yazlsl veya muhasebe birimine direkt gelen ki~i dilekc;:esi tizerine muhasebe birim kullamclsl tarafmdan oncelikle "Emanet i~lemleri- Emanet Aktarma" mentistinden i~leme ba~lamlacaktlr. -Yukanda da belirtildigi tizere, "sadece farkh bir ki~iye yapilacak aktarmalar ic;:ingec;:erli olmak tizere" ekte yer alan ekran gortinttilerine gore once emanet aktarma talebi olu~turulacaktlr. (Bu mentiden yapllan diger aktarmalarda, gelire alma, aym ki~inin ba~ka emanetine aktarma ve diger benzer aktarmalarda eskiden oldugu gibi i~lem yapIlmaya devam edilecektir) -Talebi giren muhasebe birim kullamclsl daha soma "Emanet Aktarma Muhasebele~tir" ekranma girerek "imzala" butonuna basacak ve ekrana elektronik imza appleti ac;:dacaktlr. Burada Bu beige, 5070 sayill Elektronik imza Kanununun 5 inci maddesi geregince gUvenli elektronik imza ile imzalalllnI~tlr Adres liyabey Cad. No:6 06520 BalgatlANKARA Aynntlll bilgi ic;;inirtibat Bulent OlCAN $b Md. Tel: (312) 2078568 Faks: (312) 2078146 e-posta: bozcan3@sgk.gov.tr Elektronik Ag www.sgk.gov.tr
isleme iliskin belge ve ekler girildikten soma imzalancaktir. -imzalanan talep, muhasebe yetkilisi emanet aktarma ana menilsilndeki "Emanet Aktarma Muhasebelestir" alt menusunde kayit olarak gozukecektir. Ekler ve beige kontrolu ilgili sekmeden yapildiktan soma "Muhasebelestir" sekmesi ile muhasebe fisi olusturulmus olacaktir. - Boylece muhasebe birim kullamcilanna ek ekleme ve imzalama imkaru saglanus olmakta, aynca ek olarak eklenecek belgelerin yaninda aktarmanm detaymi gosteren bir belge de eklenrnis olacaktir. - Merkezdeki "Gelir Muhasebe Birimi" ve "Yetkilisi" adma illerde yapilan muhasebe islemlerine iliskin olarak da; emenetten farkh kisilere yapilan odemelerde iki kullarucih islem yapilmasi, merkez gelir muhasebe biriminde yetkilendirilmis muhasebe birim kullanicilan tarafindan talep olusturulmasi ve muhasebe yetkilisi yardimcisi tarafindan da onaylanarak islemin tamarnlanmasi gerekmektedir. Bunun icin "Merkezdeki Gelir Muhasebe Birimi"ne bagh muhasebe birim kullamcilanrun tarnmlanmasi gerekmekte olup, bu gorevi yapacak en az bir kisinin belirlenerek 'LC, Kimlik Numarasi ve ad-soyad bilgilerinin 14/09/2015 tarihine kadar Strateji Gelistirme Baskanligi Muhasebe Daire Baskanligma resmi yazi ile ve aynca "baltin2@sgk.gov.tr" ve "emacit@sgk.gov.tr" adresine e-posta olarak gonderilmesi gerekmektedir. Mali Hizmetler Sosyal Guvenlik Merkezleri ile Merkez Muhasebe Birimlerinde bu islemler yapilmadan once emanet kayitlan kontrol edilerek odernenin mukerrer olmamasina dikkat edilecek ve odeme islemi yukandaki aciklamalar dogrultusunda gerceklestirilecektir. Ote yandan, muhasebe islem fisleri de farkli kisilerce ve en az iki kisinin imzasma haiz olarak olusturulrnaya baslanmis olup, sistem tarafmdan bu kontrol otomatik olarak yapilacaktir. Bunun disindaki yetkilendirme ve devir islerni sonucu atilan imzalardan ve gerceklesen odeme islemlerinden yetkilendirme ve devir islemini yapanlar sorumlu bulunmaktadir. Soz konusu uygulamalar cercevesinde en az iki farkh kisinin irnzasi kurali ve konunun hassasiyeti goz onunde bulundurularak gerekli tedbirlerin almmasi gerekmektedir. Mali konularda gerekli tedbirlerin almmamasindan kaynaklanacak muhtemel zararlarda; ilgili muhasebe birimleri yamnda ilgili servislerin ve harcama yetkililerinin de idari ve mali sorumluluklannm bulundugu hususu dikkate almarak, i~lemlerin yukanda belirlenen sUreyler dahilinde yapIlmasl, harcama ve ozellikle muhasebe birimlerinin mUkerrer bir odemeye flrsat vermeden i~lemleri tamamlamalan gerekmektedir. Bilgilerinizi ve geregini onemle rica ederim. Muhiddin SAHiN Strateji Geli~tirme Ba~kam EK: 1- Kullamcl kIlavuzu (l adet 2 sayfa) DAGITIM: Geregi; Ta~ra Te~kilatl (Mali Hizmetler SGM) Gelir Muhasebe Birimi Gelir Odeme Muhasebe Sube MUdUrli.igU Merkez Muhasebe ~ube Mildilrli.igil Bu beIge, 5070 sayill Elektronik imza Kanununun 5 inci maddesi geregince gUvenli elektronik imza ile imzalanml~tlr Adres: Ziyabey Cad. No:6 06520 BalgatiANKARA Aynntlll bilgi i<;inirtibat: BOlentOZCAN $b Md. Tel: (312) 207 8568 Faks (312) 2078146 e·posta: bozcan3@sgk.gov.tr Elektronik Ag:www.sgk.gov.tr