EMANET İŞLEMLERİ HAKKINDA YAZI

Özet

08/09/2015 tarihli, 17636183/01006/4604115 sayılı bu Genel Yazı (Strateji Geliştirme Başkanlığınca yayımlanmış, Strateji Geliştirme Başkanı Muhiddin ŞAHİN imzalı), 03/07/2015 tarihli, 3536938 sayılı önceki Genel Yazıda Red ve İade İşlemlerine yönelik sistemsel kontrollerin muhasebe uygulamalarının duyurulduğunu, emanet işlemleri için de çift imza kontrolü çalışmasının başladığının bildirildiğini hatırlatarak, bu çalışmanın tamamlanıp uygulamaya açıldığını bildirir. Tahsilat, tahsilat iptali ve diğer şekillerde emanet hesaplarına alınan tutarların kişiye ödenmesi, iadesi, kişinin başka borcuna mahsubu, başka kişiye iadesi ve başka kişinin borcuna mahsubu işlemleri için talep ve onay mekanizması getirilerek çift imzalı işlem uygulamasının açıldığını; bu düzenlemenin taşra ve merkez muhasebe birimlerinde emanet işlemlerinin disipline edilmesi, farklı uygulamaların kaldırılması, ödeme süreçlerinde kontrol sağlanması ve işlem yapanların mali/idari sorumluluğa maruz kalmaması amacıyla yapıldığını belirtir. Kişi emanetindeki bir tutarın başka kişiye ödenmesinde iki farklı yetkinin ve iki farklı kişinin imzasının zorunlu hale getirildiğini (muhasebe birim kullanıcısının talep oluşturup belge eklemesi, muhasebe yetkilisi/yardımcısının belge kontrolüyle onaylaması); aynı kişinin başka hesabına aktarma, borcuna mahsup veya mevzuat gereği gelir hesabına alma işlemlerinde ise eski aktarma sürecinin (aktarma talebi oluşturulmaksızın) aynen devam edeceğini düzenler. Süreci ana hatlarıyla açıklar: harcama biriminden gelen talep yazısı veya kişi dilekçesi üzerine muhasebe birim kullanıcısının "Emanet İşlemleri-Emanet Aktarma" menüsünden işleme başlayacağını, farklı kişiye aktarmalarda önce emanet aktarma talebi oluşturulacağını, talebi giren kullanıcının "Emanet Aktarma Muhasebeleştir" ekranından belge/ekler girip elektronik imza ile imzalayacağını, imzalanan talebin muhasebe yetkilisi ekranında kayıt olarak görüneceğini, belge kontrolü sonrası "Muhasebeleştir" ile muhasebe fişinin oluşacağını; merkezdeki Gelir Muhasebe Birimi adına illerde yapılan işlemlerde de iki kullanıcılı sürecin uygulanacağını, bu görevi yapacak en az bir kişinin TC kimlik no ve ad-soyad bilgisinin 14/09/2015'e kadar Strateji Geliştirme Başkanlığı Muhasebe Daire Başkanlığına resmi yazı ve e-posta ile bildirilmesi gerektiğini talimatlandırır. Mali Hizmetler Sosyal Güvenlik Merkezleri ve Merkez Muhasebe Birimlerinin işlem öncesi emanet kayıtlarını kontrol ederek mükerrer ödemeyi önlemesi gerektiğini, muhasebe işlem fişlerinin de artık en az iki kişinin imzasıyla ve sistemce otomatik kontrol edilerek oluşturulduğunu, yetkilendirme/devir işlemlerinden ve gerçekleşen ödemelerden bu işlemleri yapanların sorumlu olduğunu, mali konularda gerekli tedbirlerin alınmamasından doğacak zararlarda muhasebe birimleri yanında ilgili servislerin ve harcama yetkililerinin de idari/mali sorumluluğu bulunduğunu belirtir. Ek: Kullanıcı Kılavuzu (2 sayfa, ekran görüntüleriyle). Dağıtım: Taşra Teşkilatı (Mali Hizmetler SGM), Gelir Muhasebe Birimi, Gelir Ödeme Muhasebe Şube Müdürlüğü, Merkez Muhasebe Şube Müdürlüğü.